Algemeen
Dit is het privacy beleid van SeniorWeb Westland.
1. Persoonsgegevens van wie.
SeniorWeb Westland bewaart de persoonsgegevens van de klanten, die via schriftelijke correspondentie verkregen zijn.
2. Welke persoonsgegevens en waarom.
a. klanten
De persoonsgegevens van klanten betreffen de naam, voornaam, voorletters, adres, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer(s). Het doel hiervan is met leden te kunnen communiceren over activiteiten.
3. Verantwoordelijkheid, opslag, toegang en inzage.
De directie is eindverantwoordelijk voor het privacy beleid. Alle bovenvermelde persoonsgegevens worden bewaard in één beveiligd MS Excel bestand dat door de secretaris worden bewaard en beheerd. Dit wordt op een lokale computer, voorzien van een wachtwoord, bewaard en regelmatig van een back-up voorzien.
i. De persoonsgegevens van klanten worden bewaard zolang zij eigenaar zijn.
ii. De persoonsgegevens van bezoekers worden bewaard tot de toestemming daartoe wordt ingetrokken. In principe heeft alleen de directie toegang tot de gegevens. Klanten kunnen bij de directie inzage vragen in hun eigen persoonsgegevens en deze desgewenst laten wijzigen of verwijderen.
4. Toestemming en klachten
Conform de AVG wordt aan klanten geen expliciete toestemming gevraagd. Wel wordt in toekomstige mailings de mogelijkheid gegeven om de toestemming te beëindigen. Aan nieuwe leden, bezoekers en donateurs wel wordt gevraagd om expliciete toestemming voor het opslaan van de bovengenoemde gegevens met bovengenoemd doel. Klachten kunnen via de secretaris worden ingediend bij het bestuur.
Bij communiciatie aan klanten wordt een vaste tekst opgenomen:“SeniorWeb Westland bewaart van klanten de naam, voornaam, voorletters, adres, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer. Indien gewenst kunt u bij het bestuur uw eigen gegevens inzien, wijzigen of laten verwijderen. Ons privacy beleid is te vinden op onze website.”
5. Bescherming
Door het beheer van alle persoonsgegevens bij de directie te beleggen en door met klanten afspraken te maken over de werkwijze bij onderlinge communicatie, wordt nagestreefd dat onbevoegden onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien. Hieronder valt de afspraak dat mailings naar alle leden en groepen bezoekers of donateurs alleen met blinde mailadressen (BCC) worden verstuurd. Maatregelen die verder zijn genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien, bestaan uit:
– Opslag op één lokale beveiligde computer
– Bestand is beveiligd met een (sterk) wachtwoord
6. Externe partijen
Er zijn geen derden die toegang hebben, krijgen, of mogen verkrijgen tot de persoonsgegevens die de vereniging bewaart.
7. Datalekken
Indien zich onverhoopt een datalek voordoet zal het bestuur zorgen voor documentatie, naar bevind van zaken handelen en indien aan de orde bij de betreffende overheidsinstanties melding doen.
8. Inwerkingtreding, evaluatie en publicatie van het beleid
Het privacy beleid van SeniorWeb Westland is door het bestuur vastgesteld op 1 september 2022 en gaat in op 1 september 2022. Het beleid is gepubliceerd op de website.